Pflichtschulungen & Unterweisungen
Pflichtschulungen vom Soll bis zum Nachweis digital steuern.
DigitalCheckIn verbindet Zuweisung, tatsächliche Teilnahme, offenen Schulungsstatus und Nachweis in einem durchgängigen Prozess.
- Verifizierte Präsenz
- Kryptografisch signierte Nachweise
- DSGVO-konform · EU-gehostet
Pflichtschulungen scheitern selten an der Schulung selbst.
Aufwendig wird es dort, wo Zuweisungen, tatsächliche Teilnahme, offene Vorgänge und spätere Nachweise zusammengeführt werden müssen.
Teilnahmen nachpflegen
Offene Schulungen nachhalten
Mehrere Standorte koordinieren
Nachweise später zusammensuchen
Bei Audits, Prüfungen oder Haftungsfragen zählt, ob sich die tatsächliche Teilnahme nachvollziehbar belegen lässt.
Anwendungsfälle
Fünf Prozesse, die im Alltag Aufwand erzeugen
Wiederkehrende Pflichtunterweisungen
Jährliche Sicherheitsunterweisungen, Hygiene- oder Brandschutzschulungen wiederholen sich in festen Zyklen. Der Zyklus startet je Person, nicht je Kalenderjahr.
DigitalCheckIn führt Frist, Wiederholung und Zuweisung mit und meldet, wenn eine Unterweisung fällig wird.
Präsenzschulungen digital nachweisen
Ein Teil der Pflichtschulungen findet real vor Ort statt – im Schulungsraum, in der Halle, auf der Station.
Die Teilnahme wird dort erfasst, wo sie stattfindet, und der zugewiesenen Schulung zugeordnet. Die Papierliste entfällt.
Schulungsstatus & offene Teilnahmen
Verantwortliche brauchen keinen Bericht am Jahresende, sondern den Stand während des Prozesses.
Erfüllt, offen und überfällig sind je Bereich, Standort und Person sichtbar – solange sich noch etwas nachholen lässt.
Pflichtschulungen über mehrere Standorte
Mehrere Werke, Kliniken oder Niederlassungen führen häufig jeweils ihren eigenen Stand.
Die Steuerung bleibt zentral, die Durchführung dezentral. Rollen- und Rechtekonzept sowie Mandantentrennung bilden die Organisation ab.
LMS & Präsenzschulungen verbinden
Ein LMS verwaltet Lerninhalte und das Soll. Was real im Raum passiert, kommt dort oft nur als nachgetragene Zeile an.
DigitalCheckIn ergänzt die reale Durchführung und gibt Teilnahme und Status an das führende System zurück.
Der Prozess
In fünf Schritten vom Soll zum Nachweis
1
Pflicht zuweisen
Abgeleitet aus Rolle, Bereich und Standort – mit Frist und Wiederholungszyklus.
2
Schulung durchführen
Vor Ort, mobil oder online. Der bestehende Ablauf bleibt.
3
Teilnahme der Person zuordnen
Verifizierte Präsenz statt Selbstauskunft auf einer Liste.
4
Status aktualisieren
Erfüllt, offen oder überfällig – sichtbar im laufenden Betrieb.
5
Nachweis bereitstellen
Kryptografisch signiert und revisionssicher abgelegt.
Verifizierte Teilnahme
Nicht nur ein Check-in. Die Teilnahme wird der tatsächlichen Person zugeordnet.
Je nach Sicherheitsanforderung und Einsatzszenario stehen unterschiedliche Erfassungswege zur Verfügung.
- App auf dem persönlichen Gerät, QR-Code, NFC-Karte oder Smarttag
- Ausweis- und MRZ-Scan sowie Gesichtserkennung auf dem Gerät als Option
- CheckPoint-Terminal am Schulungsraum, auch offline
- Microsoft Teams für Online-Unterweisungen
Biometrische Verfahren sind eine verfügbare Option, kein zwingender Standard. Der Einsatz wird im Datenschutzkontext festgelegt.
Status & Nachweis
Vom Ereignis zum nachvollziehbaren Nachweis.
Entscheidend ist die durchgängige Kette von der tatsächlichen Person bis zum dokumentierten Ergebnis.
- 01Person
- 02Ereignis
- 03Kontext
- 04Signatur
- 05Status
- 06Nachweis
- Kryptografisch signiert auf dem Gerät
- Revisionssichere Ablage und Langzeitarchiv
- Aufbewahrungsfristen und Löschschutz für finalisierte Nachweise
- Automatische Reports und Exporte für Leitung und Prüfung
Status & offene Teilnahmen
Offene Pflichtschulungen erkennen, solange sie noch nachgeholt werden können.
Verantwortliche sehen den Stand während des Prozesses – nicht erst beim späteren Zusammensuchen der Unterlagen.
- Wer teilnehmen musste und wer teilgenommen hat
- Welche Fristen und Zyklen als Nächstes greifen
- Wo Handlungsbedarf entsteht, je Bereich und Standort
- Automatische Reports für Leitung und Arbeitssicherheit
Integration
Das führende System bleibt führend.
DigitalCheckIn ersetzt weder LMS noch HR-System. Es schließt die Lücke zur realen Durchführung und gibt das Ergebnis zurück.
Mitarbeitende übernehmen
Personen, Organisationsstruktur und Zuständigkeiten kommen aus dem HR-System.
Anmeldung über Entra ID
Single Sign-on über die bestehende Unternehmensidentität.
Ergebnisse zurückgeben
Teilnahme und Status per REST Exchange API oder Event-Webhook an das führende System.
Sicherheit & Governance
Für Prozesse, bei denen Nachvollziehbarkeit zählt.
- DSGVO-konform
- Rollen- und Rechtekonzept
- Datenverarbeitung ausschließlich in der EU
- Mandantentrennung
- Entwicklung und Betrieb aus Deutschland
- Aufbewahrungsfristen und Löschschutz
- Standardisierter Auftragsverarbeitungsvertrag
- Revisionssichere Protokollierung
Häufige Fragen
Wie dokumentiert man die Teilnahme an einer Präsenzschulung digital?
Die Teilnahme wird im Schulungsraum erfasst – über App, QR-Code, NFC-Karte oder CheckPoint-Terminal – und der zugewiesenen Pflichtschulung zugeordnet. Status und Nachweis entstehen daraus unmittelbar.
Muss eine Unterweisung persönlich stattfinden?
Das hängt vom Thema und vom jeweiligen Regelwerk ab. Öffentliche Arbeitsschutzquellen weisen darauf hin, dass elektronische Medien Unterweisungen unterstützen können, arbeitsplatz- und tätigkeitsbezogene Anteile aber relevant bleiben.
DigitalCheckIn ersetzt die fachliche Unterweisung nicht. Es digitalisiert Organisation, reale Durchführung, Teilnahme, Status und Nachweis.
Welche Erfassungswege gibt es?
App auf dem persönlichen Gerät, QR-Code, NFC-Karte oder Smarttag, Ausweis-Scan, CheckPoint-Terminal, Smartwatch sowie Microsoft Teams für Online-Termine. Gesichtserkennung auf dem Gerät ist eine Option.
Können QR-Code, NFC oder Terminal parallel eingesetzt werden?
Ja. Der Erfassungsweg wird je Situation gewählt: das Terminal am festen Schulungsraum, der QR-Code für große Gruppen, die NFC-Karte für Mitarbeitende ohne Smartphone.
Wie übernimmt DigitalCheckIn Mitarbeitende und Schulungen?
Über die REST Exchange API oder einen Import aus dem HR-System. Microsoft Entra ID liefert die Identität für die Anmeldung. Der konkrete Umfang wird je System abgestimmt.
Wie gelangen Teilnahmeinformationen zurück in andere Systeme?
Über die REST Exchange API oder Event-Webhooks. Damit bleibt das führende System führend und erhält die reale Durchführung als Ergebnis zurück.
Demo
Zeigen Sie uns Ihren heutigen Pflichtschulungsprozess.
Wir schauen gemeinsam darauf, wie Pflichten heute zugewiesen werden, wie Teilnahme erfasst wird und wo Nacharbeit entsteht.