Sicherheit & Datenschutz

Was IT, Datenschutz und Revision vertreten können müssen.

Diese Seite nennt, was tatsächlich umgesetzt ist – ohne Sammelbegriffe, die im Prüfungsgespräch nicht standhalten.

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  • DSGVO-konform
  • Datenverarbeitung ausschließlich in der EU
  • Entwicklung und Betrieb aus Deutschland

Betrieb und Datenverarbeitung

  • Datenverarbeitung ausschließlich in der Europäischen Union
  • Entwicklung und Betrieb aus Deutschland
  • Standardisierter Auftragsverarbeitungsvertrag
  • Technische und organisatorische Maßnahmen dokumentiert
  • Mandantentrennung zwischen Organisationen
  • Verschlüsselte Übertragung

Zugriff

Rollen, Rechte und Nachvollziehbarkeit

Rollen- und Rechtekonzept

Wer welche Bereiche, Standorte und Personen sieht, wird über Rollen gesteuert – nicht über Einzelfreigaben.

Anmeldung über Entra ID

Single Sign-on über die bestehende Unternehmensidentität. Keine getrennte Nutzerverwaltung, kein zusätzliches Passwort.

Revisionssichere Protokollierung

Zugriffe und Änderungen werden protokolliert. Die Historie ist nachvollziehbar und nicht stillschweigend änderbar.

Nachweisführung

Wie ein Nachweis entsteht und was ihn trägt.

Der Nachweis ist kein nachträglich erzeugtes PDF, sondern das Ergebnis einer durchgängigen Kette.

  1. 01Person
  2. 02Ereignis
  3. 03Kontext
  4. 04Signatur
  5. 05Status
  6. 06Nachweis
  • Kryptografisch signiert auf dem Gerät
  • Revisionssichere Ablage und Langzeitarchiv
  • Aufbewahrungsfristen je Nachweisart
  • Löschschutz für finalisierte Nachweise
  • Export als signierter, verifizierbarer DIDComm-Anwesenheitsnachweis
  • Vollständige Historie zu jedem Vorgang

Aufbewahrung & Löschung

Aufbewahren, solange es nötig ist. Löschen, wenn es geboten ist.

Beides muss zusammen funktionieren: Nachweise dürfen nicht verschwinden, personenbezogene Daten nicht unbegrenzt bleiben.

  • Aufbewahrungsfristen je Nachweisart konfigurierbar
  • Löschschutz für finalisierte Nachweise innerhalb der Frist
  • Löschung nach Fristablauf im definierten Verfahren
  • Auskunfts- und Betroffenenrechte über die dokumentierten Prozesse

Biometrie

Eine Option, kein zwingender Standard.

Gesichtserkennung auf dem Gerät ist einer von mehreren Erfassungswegen. Ob sie eingesetzt wird, entscheidet die Organisation.

  • Alternativen ohne biometrische Verarbeitung: QR-Code, NFC-Karte, Ausweis-Scan, CheckPoint-Terminal
  • Verarbeitung auf dem Gerät
  • Einsatz im Datenschutzkontext festlegen, einschließlich Datenschutz-Folgenabschätzung, wo erforderlich
  • Beteiligung der Mitbestimmung nach den betrieblichen Regelungen

Wir empfehlen, den Erfassungsweg gemeinsam mit Datenschutz und Arbeitnehmervertretung festzulegen, bevor er ausgerollt wird.

Klarstellung

Was wir ausdrücklich nicht behaupten

Eine Aussage ist nur dann brauchbar, wenn sie im Prüfungsgespräch trägt. Deshalb grenzen wir bewusst ab.

Keine pauschale behördliche Anerkennung

Ob ein Nachweis im Einzelfall genügt, entscheidet die zuständige Stelle nach dem jeweiligen Regelwerk – nicht der Softwarehersteller.

Keine qualifizierten Vertrauensdienste

Die Signatur ist kryptografisch und nachvollziehbar. Sie ist keine qualifizierte elektronische Signatur und kein qualifizierter Zeitstempel im Sinne der eIDAS-Verordnung.

Keine Zertifizierung, die wir nicht haben

Wir führen keine Zertifizierung auf, die nicht auf DigitalCheckIn selbst ausgestellt ist, und übernehmen keine Zertifikate von Infrastrukturanbietern.

Für die datenschutzrechtliche Bewertung im konkreten Einsatz stellen wir Auftragsverarbeitungsvertrag und die Dokumentation der technischen und organisatorischen Maßnahmen bereit.

Häufige Fragen

Wo werden die Daten verarbeitet?

Ausschließlich in der Europäischen Union. Entwicklung und Betrieb erfolgen aus Deutschland.

Welche personenbezogenen Daten entstehen bei einer Pflichtschulung?

Erfasst wird die Teilnahme einer beschäftigten Person an einer zugewiesenen Unterweisung, mit Zeitpunkt und Kontext. Es werden keine Gesundheitsdaten und keine Daten nach Artikel 9 DSGVO erhoben.

Ist der Einsatz von Gesichtserkennung verpflichtend?

Nein. Sie ist eine Option. QR-Code, NFC-Karte, Ausweis-Scan und CheckPoint-Terminal stehen als Alternativen zur Verfügung.

Wie lange werden Nachweise aufbewahrt?

Die Aufbewahrungsfrist wird je Nachweisart konfiguriert. Innerhalb der Frist greift ein Löschschutz für finalisierte Nachweise; danach erfolgt die Löschung im definierten Verfahren.

Gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag?

Ja, einen standardisierten Auftragsverarbeitungsvertrag samt Dokumentation der technischen und organisatorischen Maßnahmen.

Kann die Historie nachträglich verändert werden?

Zugriffe und Änderungen werden protokolliert. Finalisierte Nachweise sind gegen Löschung geschützt, und die Historie bleibt nachvollziehbar.

Demo

Bringen Sie Datenschutz und IT gleich mit.

Im Demo-Termin gehen wir Rollenmodell, Datenverarbeitung, Aufbewahrung und Anbindung durch – mit den Fragen, die bei Ihnen wirklich gestellt werden.

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