Produkt & Plattform

Eine Plattform vom zugewiesenen Soll bis zum belegten Nachweis.

DigitalCheckIn ist kein weiteres Werkzeug neben den bestehenden. Es verbindet die Kette, die heute über Tabellen, Postfächer und Ordner läuft.

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Anwesenheitsliste einer Pflichtschulung mit CheckIn- und CheckOut-Zeiten, auf Laptop und Smartphone

Plattformprinzip

Sieben Schritte, die heute meist getrennt laufen

1

Pflicht

Welche Unterweisung für welche Rolle in welchem Zyklus gilt.

2

Zuweisung

Wer sie erfüllen muss, mit Frist und Verantwortlichkeit.

3

Durchführung

Vor Ort, mobil oder online – im bestehenden Ablauf.

4

Verifizierte Person

Die Teilnahme ist eindeutig an die Person gebunden.

5

Erfüllung

Der Status wechselt automatisch, ohne Nachpflege.

6

Gültigkeit

Wann die Erfüllung ausläuft und der Zyklus neu startet.

7

Nachweis

Signiert, revisionssicher abgelegt, jederzeit abrufbar.

Identität & Check-in

Die Erfassung ist an die Person gebunden, nicht an eine Unterschrift.

Andere Systeme erfassen einen Klick. Hier wird die Person verifiziert – online wie vor Ort.

  • App auf dem persönlichen Gerät, QR-Code, NFC-Karte oder Smarttag
  • Ausweis- und MRZ-Scan sowie Gesichtserkennung auf dem Gerät als Option
  • CheckPoint-Terminal am Schulungsraum, auch offline
  • Smartwatch sowie Microsoft Teams für Online-Termine
  • Check-in und Check-out, damit die tatsächliche Anwesenheitsdauer dokumentiert ist

Biometrische Verfahren sind eine verfügbare Option, kein zwingender Standard. Der Einsatz wird im Datenschutzkontext festgelegt.

Erfassungswege: App, QR-Code, NFC-Karte und CheckPoint-Terminal
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Nachweiskette

Vom Ereignis zum nachvollziehbaren Nachweis.

Nicht ein einzelner Check-in macht den Unterschied, sondern die durchgängige Kette von der tatsächlichen Person bis zum dokumentierten Ergebnis.

  1. 01Person
  2. 02Ereignis
  3. 03Kontext
  4. 04Signatur
  5. 05Status
  6. 06Nachweis
  • Kryptografisch signiert auf dem Gerät
  • Revisionssichere Ablage und Langzeitarchiv
  • Aufbewahrungsfristen und Löschschutz für finalisierte Nachweise
  • Export als signierter, verifizierbarer DIDComm-Anwesenheitsnachweis

Status & Reporting

Der Stand ist während des Prozesses sichtbar, nicht erst danach.

Leitung, Arbeitssicherheit und Fachverantwortliche sehen dieselbe Grundlage – je nach Rolle mit unterschiedlichem Zuschnitt.

  • Erfüllt, offen und überfällig je Person, Bereich und Standort
  • Anwesenheitsquote mit hinterlegbarem Zielwert
  • Automatische Reports, auch per E-Mail
  • Exporte für Leitung, Prüfung und Archiv
Auswertung des Schulungsstatus nach Bereich und Standort
Beispieldarstellung

Plattformhebel

Drei Ebenen über dem Kernprozess

KIANA

Der KI-Assistent beantwortet Fragen im Betriebskontext: wann die nächste Unterweisung ansteht, wer heute fehlt, welcher Bereich offene Teilnahmen hat.

Verfügbar im Web, in der App und in Microsoft Teams.

ProzessStudio

Wiederkehrende Abläufe visuell modellieren statt programmieren: Auslöser, Aufgabe, Prüfung, Erinnerung, Eskalation, Dokument, Nachweis.

Zeit- und ereignisgesteuerte Auslöser, Fristen und Zyklen, Dokumentenerzeugung.

Apps & Hardware

Native Apps für Android, iOS und Wear OS, offlinefähig und mit Push.

CheckPoint-Terminals, digitale Türschilder und Empfangsassistent für die Präsenz vor Ort.

Anschluss

Bestehende Systeme bleiben führend

Microsoft Entra ID / SSO

Anmeldung über die bestehende Unternehmensidentität.

REST Exchange API

Stammdaten, Zuweisungen und Ergebnisse programmatisch austauschen.

Event-Webhooks

Ereignisse in Echtzeit an nachgelagerte Systeme melden.

Integrationen im Detail

Governance

Was IT, Datenschutz und Revision sehen wollen

  • Rollen- und Rechtekonzept
  • Mandantentrennung
  • Revisionssichere Protokollierung
  • Aufbewahrungsfristen und Löschschutz
  • Datenverarbeitung ausschließlich in der EU
  • Standardisierter Auftragsverarbeitungsvertrag

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Pakete

Vom Einstieg bis zum unternehmensweiten Betrieb

Basis

Pflichtschulungen zuweisen, Teilnahme erfassen, Status und Nachweis führen.

Automation

Zusätzlich ProzessStudio für wiederkehrende Abläufe, Fristen und Erinnerungen.

Enterprise

Zusätzlich Entra ID, API und Webhooks, mehrere Standorte und erweiterte Governance.

Der passende Zuschnitt hängt von Größe, Standorten und Integrationsbedarf ab. Wir klären ihn im Demo-Termin.

Häufige Fragen

Ist DigitalCheckIn ein LMS?

Nein. Ein LMS verwaltet Lerninhalte und das Soll. DigitalCheckIn deckt Betrieb, verifizierte Präsenz, Status und Nachweis ab und koppelt Inhalte an, statt ein zweites LMS zu sein.

Ist DigitalCheckIn eine Zeiterfassung?

Der Fokus im Business-Segment liegt auf Pflichtschulungen und Unterweisungen. Check-in und Check-out dokumentieren die Anwesenheitsdauer in der Schulung, nicht die Arbeitszeit der Mitarbeitenden.

Funktioniert die Erfassung ohne Internetverbindung?

Ja. Die nativen Apps und die CheckPoint-Terminals sind offlinefähig; die Daten werden übertragen, sobald wieder eine Verbindung besteht.

Was passiert, wenn Mitarbeitende kein Smartphone haben?

Dann läuft die Erfassung über NFC-Karte, Smarttag oder das CheckPoint-Terminal am Schulungsraum. Ein persönliches Gerät ist keine Voraussetzung.

Wie kommen Nachweise aus dem System?

Als Dokument mit kryptografischer Signatur, über Reports und Exporte oder als signierter, verifizierbarer DIDComm-Anwesenheitsnachweis.

Demo

Sehen Sie die Plattform an Ihrem konkreten Prozess.

Wir gehen Ihren Ablauf durch und zeigen, welche Teile DigitalCheckIn übernimmt und welche bei Ihren bestehenden Systemen bleiben.

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